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Cloud-Service im Home Office in 3 Schritten einrichten (Anleitung)

Ein Rechner, Bildschirm, Maus, Tastatur, Mail-Programm, Office-Anwendungen und ein paar Firmeninterne Programme. So sah der Arbeitsplatz für die meisten Deutschen bisher aus. Doch immer mehr Unternehmen, egal ob jung oder alt, folgen dem Trend der Modernisierung. Home Office ist angesagt. Spätestens seit der Corona-Krise sind sich viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer den Vorzügen des Home-Office bewusst geworden.  

Doch der Arbeitsplatz, wie er in den Büroräumen der Unternehmen steht, existiert so im Home Office nicht. Arbeitnehmer haben oftmals von Zuhause keinen Zugriff auf firmeninterne Programme und Server. Und wenn, dann ist dies meist mit einer komplizierten Einrichtung der Systeme verbunden. Große Dateien per E-Mail zu versenden ist ebenfalls nicht möglich. Genau deswegen muss eine smarte Lösung her. 

Cloud-Service im Home Office – Praktischer Datenaustausch für Mitarbeiter

Da viele Angestellte nun also keinen Zugriff auf firmeninterne Daten haben, muss etwas Neues her. Genau hier kommen die Cloud-Dienste als bequeme Lösung daher. Diese brauchen keine internen Server, sondern der jeweilige Anbieter stellt seine eigenen riesigen Datenbanken zur Verfügung. Diese werden gegen eine monatliche Gebühr gemietet. Per Internetverbindung kann nun jeder, der einen Zugang auf die Cloud hat, auf diese auch zugreifen. 

So können nun Arbeitnehmer und Arbeitgeber einfach Daten hin und her senden, Projekte gemeinsam angehen, gegenseitig ihre Dokumente bearbeiten oder sich Kommentare hinterlassen. 

Was ist mit der Sicherheit?

Aber sind solche Cloud-Service-Lösungen denn sicher genug? In einem Unternehmen werden tägliche viele empfindliche Daten und Informationen ausgetauscht. Dementsprechend steht Sicherheit und Privatsphäre für jedes Unternehmen an erster Stelle.

Grundsätzlich gilt, dass jeder Cloud-Service, ganz gleich, ob Google Drive, One Drive oder Dropbox, sehr strenge Sicherheitsvorkehrungen treffen. 

Diese sollte sich jeder Arbeitnehmer im Vorfeld einmal anschauen. So kann entschieden werden, ob die Sicherheitsmaßnahmen für die empfindlichen Informationen ausreichend sind. Viele Cloud-Services bieten mittlerweile auch extra Business-Konten an. Dort gibt es wichtige Zusatzfunktionen. So kann der Arbeitnehmer zum Beispiel eigene Beschränkungen festlegen und bestimmen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. 

Grundsätzlich gelten Cloud-Services also als sicher.

Cloud-Service im Home Office einrichten 

Wenn also auch Du im Home Office arbeitest und Deine Arbeitssituation optimieren möchtest, ist es ratsam Dir einen Cloud-Service einzurichten. So kannst Du effektiver mit Deinen Kollegen und Mitarbeitern zusammenarbeiten. 

Doch wie richtest Du Dir am besten einen Cloud-Service ein? Das hängt natürlich von Deiner individuellen Situation ab. Es ist ein Unterschied, ob Du einen Cloud-Service für Dich und einen Kollegen einrichtest, oder für eine gesamte Belegschaft. 

Damit Du aber ein grundsätzliches Verständnis dafür hast, wie Du Dir einen Cloud-Service in Deinem Home Office einrichtest, geben wir Dir eine kurze 3-Schritt Anleitung! 

Schritt Nr.1 – Cloud-Dienst auswählen und Registrieren 

Bevor Du Dir in Deinem Home Office einen Cloud-Dienst einrichtest, musst Du Dich für einen entscheiden. Die bekanntesten Dienste sind Google Drive, One Drive und Dropbox. Es gibt aber noch viele andere Alternativen. Achte darauf, dass der jeweilige Cloud-Dienst eine Business-Version hat, wie z.B. Google Drive Business. Weitere Punkte, auf die Du ebenfalls Wert legen solltest, sind

  • Abo sollte monatlich kündbar sein
  • Funktion zur Bearbeitung von Dokumenten anderer 
  • Ausreichende Privatsphäre und Sicherheitsmaßnahmen 

Hast Du nach fleißiger Recherche nun Deinen passenden Cloud-Dienst gefunden, musst Du Dich nun registrieren. Wie genau die Registrierung abläuft ist immer ein wenig unterschiedlich. Grundsätzlich brauchst Du immer eine gültige E-Mail-Adresse, musst Dir ein sicheres Passwort aussuchen, und eine Zahlungsmethode festlegen.

Hier kommt es ebenfalls immer auf den Anbieter an, welche Zahlungsmethoden er Dir anbietet. Es gibt aber bei jedem seriösen Anbieter viele verschiedene Zahlungsarten und Zahlungspläne. So kannst Du die Gebühren bei vielen Cloud-Diensten auch jährlich im Voraus bezahlen. 

Zerbrich Dir da aber im Voraus nicht den Kopf. Cloud-Dienste sollen ja eine einfache Lösung für Dein Home Office sein. Dessen sind sich die Hersteller bewusst. Deswegen gestalten sie den Registrierungsprozess wirklich sehr einfach und unkompliziert. Dieser findet immer auf der eigenen Website des Anbieters statt. 

Und hier kommt ein weiterer Tipp: Registriere Dich niemals bei einem Cloud-Dienst, wenn die Registrierung nicht auf der hauseigenen Website stattfindet! 

Bei den meisten Cloud-Diensten bekommst Du darüber hinaus einen gratis Probemonat. So hast Du wirklich genug Zeit Dir den Cloud-Dienst und dessen Funktionsumfang einmal in Ruhe anzuschauen.

Schritt Nr.2 – Strukturen erstellen und Mitarbeiter einladen

Wenn Du Dich nun registriert hast, ist der erste Schritt in Richtung unkompliziertes Home Office bereits getan. Doch mit der Arbeit kannst Du so noch nicht beginnen. Was Du jetzt bei den meisten Cloud Diensten vorfindest, ist so ähnlich, wie ein Speicherort auf Deiner internen Festplatte. 

Du hast also den Cloud-Dienst Deiner Wahl in Deinem Browser, als Programm oder auch als App auf Deinem Smartphone geöffnet. Jetzt hast Du die Option verschiedene Ordner anzulegen. In den einzelnen Ordnern kannst Du selbstverständlich auch wieder Ordner anlegen, etc. 

Schau, dass Du eine sinnvolle Ordner-Struktur erstellst. Diese sollte auf jeder Hierarchieebene nur so viele Ordner beinhalten, wie man auf einem Blick erfassen kann. Je mehr Unterordner Du erstellt, desto länger benötigst Du, um den richtigen zu finden. Das macht die Arbeit und das Finden von Dateien unnötig kompliziert.

Denk dran: Der Cloud-Service soll eine bequeme Lösung für Dein Home Office sein. Du willst einfach und effektiv Daten teilen, bearbeiten und hochladen. 

Wenn Du also beim Anlegen Deiner Ordner nicht auf Übersichtlichkeit achtest, sorgt das für ein chaotisches Arbeiten. Das ist nicht effektiv. Denk auch an Deine Mitarbeiter und Kollegen. Diese müssen der Sinnhaftigkeit Deiner Ordnerstrukturen folgen können! Es bringt Dir nichts, wenn Du die Sortierung Deiner Ordner für sinnvoll hältst, aber Deine Kollegen nichts damit anfangen können.

Wenn Du Dir unsicher bist, wie genau Du die Struktur Deiner Ordner festlegen sollst, hol Dir Feedback Deiner Mitarbeiter oder Kollegen ein. Kommunikation und Feedback sind hier sehr wichtig.

Ist dieser Schritt getan, gilt es nur noch Deine Mitarbeiter und Kollegen zur Zusammenarbeit einzuladen. Wie genau dies funktioniert ist bei jedem Cloud-Dienst etwas unterschiedlich. Bei manchen Diensten ist diese Funktion in den Einstellungen verborgen, bei anderen offensichtlich mit einem Icon symbolisiert. 

Allgemein ist es so, dass Du dafür die E-Mail-Adresse des jeweiligen Kollegen oder Mitarbeiter benötigst. Diese trägst Du dann ein und die jeweilige Person bekommt dann eine E-Mail des Cloud-Dienstes. Jetzt kann er sich ein Passwort festlegen und hat seinen eigenen Zugang.

Hat Dein Kollege oder Mitarbeiter bereits einen Account beim jeweiligen Anbieter ist es meist sogar einfacher. Du kannst gewisse Ordner und Dateien für diesen ganz einfach freigegeben. Auch hier benötigst Du nur dessen E-Mail-Adresse. Dann kann Dein Kollege oder Mitarbeiter problemlos auf die ausgewählten Dateien zugreifen.

Schritt Nr.3 – Dateien hochladen und loslegen!

Nun bist Du fast startklar. Du hast nun

  • einen passenden Cloud-Dienst gefunden
  • eine ordentliche Ordnerstruktur erstellt
  • und alle Mitarbeiter zur Zusammenarbeit eingeladen

Jetzt gilt es alle nötigen Dateien hochzuladen. Dazu musst Du ganz einfach auf den jeweiligen Ordner gehen, indem Du Deine Datei hochladen möchtest. Das kann eine Word-Datei, Excel-Tabelle, PDF oder selbst eine Foto-, Video- oder ZIP-Datei sein. Hier sind Dir kaum Grenzen gesetzt.

Bist Du im Zielordner angelangt, gibt es meist oben in der Tool-Leiste ein + Symbol, oder ein Symbol, das aussieht, wie ein Pfeil, der nach oben zeigt. Auf dieses Symbol klickst Du nun und es öffnet sich ein Menü.

Hier kannst Du nun auswählen, was für eine Art von Datei Du hochladen möchtest. 

Das ausgewählt, öffnet sich ein Fenster, dass Dir Deinen lokalen Speicherorte auf Deinem Rechner anzeigt. Hier wählst Du den gewünschten Ordner aus, in dem sich die Datei, die Du hochladen willst, befindet. Dann klickst Du die Datei an und lädst diese mit einem Klick ganz bequem hoch.

Wie lange das Hochladen dauert, hängt hierbei von Deiner Internetverbindung und von der Größe der Datei ab. Je nach Größe und Anzahl der Dateien kann es manchmal einige Stunden dauern, bis alle Dateien hochgeladen sind. Plan hierfür also genügend Zeit ein oder starte den Upload kurz vor dem Schlafengehen. So können die Dateien über die Nacht hinweg hochladen. 

Sind die Dateien hochgeladen, steht Dir nichts mehr im Weg mit der Arbeit loszulegen!

Cloud-Service im Home Office – Unser Fazit

 

Wie Du siehst, ist es gar nicht mal so schwer Dir einen Cloud-Dienst im Home Office einzurichten. Wir fassen Dir nochmal die wichtigsten Punkte, die Du beachten solltest, zusammen:

 

  • Plane genug Zeit für die Einrichtung ein

 

Die Einrichtung eines Cloud-Dienstes kann je nach Mitarbeiter-Anzahl und Datei-Umfang sehr zeitaufwendig sein. Vor allem bei der Auswahl des Cloud-Dienstes solltest Du Dir Zeit lassen.

 

  • Den richtigen Cloud-Dienst auswählen

 

Vergleiche die Preise, den Funktionsumfang, Speicherplatz und auch die Sicherheitsvorkehrungen und Verschlüsselungsmaßnahmen der jeweiligen Cloud-Dienste. Sprich auch ggf. mit Deinen Mitarbeitern und Kollegen, ob diese bereits einen bestimmten Cloud-Dienst privat nutzen. So bräuchten sie weniger Einarbeitungszeit.

  • Saubere Ordnerstrukturen

Eine übersichtliche Ordnerstruktur ist das A und O. Achte darauf, dass alles Platz und Ordnung hat. Hol Dir Feedback von Kollegen und Mitarbeitern ein und schau, ob diese auch mit der Ordnerstruktur klarkommen. So garantierst Du ein sauberes und effizientes Arbeiten mit Deinem Cloud-Dienst.

Wir für unseren Teil sind begeistert von Cloud-Diensten. Sie bieten tolle Funktionen, sind übersichtlich und einfach einzurichten und zu benutzen. Wenn also auch Du eine bequeme Lösung suchst und Dir Dein Home Office effizient einrichten willst, solltest Du Dich nicht scheuen einen Cloud-Dienst auszuprobieren!

 

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