Home Office im Urlaub: Arbeit im Ferienhaus oder Ausland erlaubt?

Arbeiten im Urlaub – ein Privileg oder doch eher Stress pur?

Es steht absolut aus der Frage, dass nicht jeder Arbeitnehmer, der im Home Office arbeitet, auch gleich für das Home Office im Urlaub geeignet ist. Grundsätzlich mag einem die Möglichkeit, sein Büro in den Urlaub oder ins Ausland zu verlegen, vorerst als ein großes Privileg vorkommen.

Gerade in kreativeren Berufen erfreut sich diese Möglichkeit also durchaus zunehmender Beliebtheit. Kein Wunder also, dass auch immer mehr Arbeitnehmer diese Option für sich einfordern oder Arbeitgeber bevorzugen, wo sie diese Möglichkeit haben.

Auf der anderen Seite wiederum, und das ist eben die Kehrseite der Medaille, steht dabei das zerfließen der Grenzen zwischen der Arbeit und der eigenen Freizeit. Kein Wunder also, dass es zwar in der eigenen Vorstellungen verlockend klingen mag, zu verreisen und sich dort ein Home Office einzurichten.

In der Realität jedoch sieht das Ganze oft nicht mehr ganz so rosig aus, nämlich dann, wenn Arbeitnehmer feststellen, dass sie trotz der Idylle ihre Arbeit pünktlich fertigstellen müssen – selbst, wenn der Palmenstrand noch so schön ist. Es ist also fast schon normal, dass hier eine Überforderung der Kombination aus Arbeiten und Urlaub auf den Arbeitnehmer zukommt.

Rechtliche Unterschiede des Home Office in Deutschland und im Ausland

Vor allem, was die sozial- und steuerrechtlichen Grundsätze anbelangt, macht es einen enormen Unterschied, ob der Arbeitnehmer seiner Arbeit im Ausland oder doch eher in Deutschland nachgeht. Bei einer inländischen Arbeitsplatzverlegung verändert sich vorerst nichts – weder für den Arbeitgeber, noch für den Arbeitnehmer.

Es ist jedoch wichtig, als Arbeitnehmer einen Zweitwohnsitz dort anzumelden, wo er seinen Arbeitsplatz einrichten möchte – zumindest, wenn der Aufenthalt für mehr als ein halbes Jahr geplant ist. Infolgedessen kommt auf den Arbeitnehmer auch die Zweitwohnsitzsteuer zu. Als Ansprechpartner sind an dieser Stelle die Einwohnermeldeämter der betroffenen Kommune für den Arbeitnehmer zuständig.

Bei einer Verlegung des Arbeitsplatzes außerhalb von Deutschland ist es wichtig, dass der Arbeitnehmer sich bei seiner Krankenkasse meldet. Wichtig ist also, dass der Arbeitnehmer für seinen Auslandsaufenthalt eine Auslandskrankenversicherung abschließt.

Auch sollte der Arbeitnehmer im Kopf behalten ist, dass seine normale Unfallversicherung, die seine Tätigkeit im Home Office sichert, bei einem Auslandsaufenthalt nicht mehr greift. Begründet liegt dies darin, dass die Sozialversicherungspflicht jeweils in dem Land besteht, in dem der Arbeitnehmer dem überwiegenden Teil seiner Tätigkeit nachgeht.

Demzufolge würde das bedeuten, dass es bei einem Auslandsaufenthalt von mindestens drei von zwölf Monaten des Jahres, zu einer Sozialversicherungspflicht im jeweiligen Urlaubsland kommt.

Abweichend hiervon gilt lediglich die zeitliche Regelung, die die Steuern betrifft. Hat der Arbeitgeber seinen Betriebssitz innerhalb Deutschlands, der Arbeitnehmer ist im Ausland nicht mehr als 183 Tage tätig und er erhält sein Gehalt aus Deutschland gezahlt, so ist er nur in Deutschland steuerpflichtig.

Die Vorbereitungen auf die Arbeit im Urlaub

Gerade, wenn es darum geht, dass der Arbeitnehmer sein Home Office in den Urlaub verlegen möchte, sollten einige Vorbereitungen getroffen werden. Diese gilt es auch rechtzeitig zu treffen und sich darüber im Klaren zu sein, dass in Verbindung mit der Arbeit im Urlaub auch Kosten auf den Arbeitnehmer zukommen werden.

Im nächsten Abschnitt erläutern wir deswegen die wichtigsten Aspekte, was die Vorbereitung bezüglich des Arbeiten im Urlaub betrifft.

Die W-Lan-Verbindung

Es kann an dem gewünschten Urlaubsort des Arbeitnehmers noch so idyllisch sein – dennoch steht und fällt die Flexibilität des Arbeitnehmers mit der Internetverbindung. Demzufolge ist es also unabdingbar, vorher sicherzugehen, dass es am gewünschten Ort auch wirklich ein stabiles Internet gibt.

Denn nur dann ist eine regelmäßige Verbindung mit den Kolleginnen und Kollegen vor Ort im Büro auch wirklich möglich. Hier kann es sinnvoll sein, den Vermieter der Ferienunterkunft direkt zu fragen oder auch Rezensionen der Unterkunft von anderen Gästen durchzulesen, ob eine Internetverbindung besteht.

Es ist jedoch dadurch nicht gesagt, dass ein Arbeitnehmer abgelegene Urlaubsziele direkt von seiner Wunschliste streichen muss – hier kann ein Hotspot im Notfall auch eine Möglichkeit sein. Mit einem Hotspot und ausreichendem Datenvolumen kann hier im Urlaub auch über das eigene Smartphone das Internet aufgestockt werden. Falls das für den Moment nicht möglich ist, können auch Cafés mit kostenlosem Internetzugang für die wichtigsten Vorgänge eine Notlösung darstellen.

Am besten ist es jedoch, wenn der Arbeitnehmer sich im Vorfeld bereits mit dem Team bespricht, welche arbeitsbezogenen Themen bei bestehender Internetverbindung besprochen werden sollte – und das ist eben nicht (nur) das Thema des aktuellen Reisegebiets.

Die Absprachen mit den Kollegen/-innen

Es steht völlig außer Frage, dass für die Entscheidung das Home Office in den Urlaub zu verlegen, auch die Kollegen/-innen mitspielen müssen. Denn immerhin müssen im Vorfeld schon einige Dinge besprochen werden, die aufgrund der Spontanität für Planänderungen schlichtweg nicht zu vermeiden sind.

Es kann den Arbeitnehmer also durchaus überkommen, dass er den Arbeitsplatz innerhalb weniger Tage mehrfach verändern möchte, was für das Reisen an sich durchaus auch sehr spannend– für das Arbeiten jedoch eher weniger empfehlenswert ist. Schließlich kommt es hierbei nicht nur darauf an, eine neue Urlaubsunterkunft zu finden, sondern eben auch darauf, einen zuverlässigen Arbeitsplatz mit einer W-Lan-Verbindung zu erschaffen.

Es ist also nicht verwunderlich, dass sich die eigentliche Arbeitszeit verschiebt oder diese spontan angepasst werden muss. Gerade hier ist also eine Absprache mit den Kollegen/-innen umso wichtiger, damit auch sie Bescheid wissen, wann der Arbeitnehmer wieder für sie erreichbar ist.

Hier kann Skype eine gute Möglichkeit sein, auch bei wenig Empfang den Kontakt mit den Kollegen/-innen aufzubauen und ihnen eine Nachricht zu überbringen. Wichtig ist hierbei auch, dass der Arbeitnehmer eventuelle Zeitverschiebungen, die auf ihn zukommen, mit in seine Arbeitszeiten einplanen sollte.

Die Mehrkosten

Ein Faktor, der bei der Arbeit im Home Office im Urlaub nicht unbeachtet bleiben sollte, sind die Mehrkosten, die auf den Arbeitnehmer zukommen. Sicherlich erhält der Arbeitnehmer weiterhin sein Gehalt vom Arbeitgeber, dennoch gibt es hier einige Kosten, die so während der Arbeit im eigenen Home Office nicht entstehen würden.

Vorrangig sind das vor allem die Kosten für die jeweilige Unterkunft, die natürlich in Abhängigkeit zur Jahreszeit variieren. So ist es in der Nebensaison durchaus günstiger als in der Hauptsaison und um eine doppelte Miete zu vermeiden, kann die eigene Wohnung in der Zwischenzeit möglicherweise auch untervermietet werden.

Hierfür gibt es einige interessante Plattformen wie Airbnb, HomeExchange oder smarticular. Die beiden letzteren sind hierbei Plattformen, auf denen Häuser und Wohnungen getauscht werden können. Nicht zu vergessen kommen hierzu natürlich noch die Kosten für Internet und Strom, die im Urlaub – gerade im Ausland – durchaus auch höher sein können und in den meisten Fällen vom Arbeitnehmer selbst zu tragen sind.

Für spontane Termine, die ausschließlich vor Ort wahrgenommen werden können, entstehen darüber hinaus vielleicht noch Anreisekosten, die ebenfalls vom Arbeitnehmer übernommen werden müssen. Diese werden entgegen vieler Annahmen auch rechtlich gesehen nicht als Dienstreise gewertet, sodass die Kosten hierfür in der Regel nicht übernommen werden.

Das Gespräch mit dem Arbeitgeber und was besprochen werden sollte

Der Arbeitgeber sollte stets wissen, wo sich sein Arbeitnehmer aufhält und vor allem auch, wie er dort erreichbar ist. Fakt ist, dass es ohne eine schriftliche Vereinbarung ein schwieriges Unterfangen darstellen kann. In einer solchen schriftlichen Vereinbarung sollte festgehalten werden, wie lange die Dauer der Tätigkeit im Home Office im Ausland sein sollte.

Auch ist es anzuraten, direkt aufzunehmen, wie die Arbeitszeiterfassung erfolgen sollte und zu welchen Zeiten der Arbeitnehmer erreichbar sein muss. Hier sollte der Arbeitnehmer den Arbeitgeber auf eine Kostenbeteiligung ansprechen, möglicherweise übernimmt der Arbeitgeber einen Teil der anfallenden Strom- und Telefonkosten. Letzteres kann auch im eigenen Home Office der Fall sein.

Arbeitsrechtlich gesehen bewegt sich das Modell der Arbeit im Urlaub und im Ausland jedoch in einigen Hinsichten in einer Grauzone, was die juristischen Belange betrifft. Gerade deshalb sollte eine möglichst genaue Absprache erfolgen – und diese schriftlich festgehalten werden.

Den Arbeitsplatz an den Strand verlegen

Sonne, Strand, Meer, Kreuzfahrtschiff – der Fantasie sind hier nahezu keine Grenzen gesetzt, solange es eine Internetverbindung und einen Laptop gibt. Witzigerweise werden genau jene Personen, die ihren Arbeitsplatz so verlegen, digitale Nomaden genannt. In den allermeisten Fällen sind sie selbstständig – doch auch für Arbeitnehmer ist dieser Traum vielleicht keine reine Wunschvorstellung mehr.

Viele Unternehmen setzen gerade auf lange Sicht auf das ortsunabhängige Arbeiten, da Arbeitnehmer, die von dort aus arbeiten, wo sie sich am wohlsten fühlen, in der Regel produktiver sind.

Die rechtliche Lage – darf ein Arbeitnehmer automatisch von überall arbeiten?

Grundsätzlich bedeutet die Arbeit im Home Office von Zuhause aus zu arbeiten. „Zuhause“ entspricht dabei dem gemeldeten Hauptwohnsitz. Eben dieser befindet sich auch in der vertraglich vereinbarten Stadt. Eine Unterscheidung lässt sich hier jedoch zwischen dem Home Office und der mobilen Arbeit sowie der Telearbeit feststellen.

Die letzteren beiden, die mobile Arbeit und Telearbeit, enthalten eine vertragliche Vereinbarung zum ortsungebundenen Arbeiten. Dies macht eine Verlegung des Mittelpunktes der Arbeit im Home Office zwar im Grunde genommen erst einmal möglich – befreit sie jedoch nicht automatisch von den Vereinbarungen mit den Arbeitgebern.

Solange hier eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffen werden kann, spricht nichts weiter dagegen, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz auch in den Urlaub oder das Ausland verlegt.

Was beim Auswählen des Arbeitsziels unbedingt beachtet werden sollte – der perfekte Ort zum Arbeiten

Arbeitnehmer sind für ihre eigene Gesundheit verantwortlich, wodurch es enorm wichtig ist, wie die gesundheitliche Lage am Wunschort aussieht. Auch sollten Arbeitnehmer stets bedenken, dass sie im Home Office flexibel sein müssen und gegebenenfalls Termine dennoch vor Ort wahrnehmen müssen.

Letzteres macht die Suche nach einer geeigneten Unterkunft interessant, da Arbeitnehmer nach einem vereinbarten Vorlauf vor Ort sein sollten. Es ist also wenig sinnvoll, einen Aufenthaltsort zu wählen, wo Arbeitnehmer im Anschluss in Quarantäne müssen und somit vielleicht einen Termin verpassen.

Denn das finanzielle Risiko für einen solchen Ausfall trägt der Arbeitnehmer selbst. Gerade vor diesem Hintergrund sind vor allem Reiseziele im Umland oder dem europäischen Ausland empfehlenswert.

Sicherlich mag eine Terrasse mit dem Blick auf das Meer verlockend sein, jedoch kommen Arbeitnehmer auch hier bei der Arbeit nicht um einen Tisch, einen Stuhl und einen ruhigen Arbeitsplatz herum. Es mag zwar für zehn Minuten entspannt sein, liegend in der Hotellounge zu arbeiten oder der Arbeit am Esstisch nachzugehen – die Gesundheit wird darunter jedoch enorm leiden.

Auch, wenn es draußen einmal zu hell ist, muss ein schattiger Platz gegeben sein. Viel wichtiger ist jedoch noch immer die stabile Internetverbindung vor Ort, denn selbst auf das W-Lan sollte man sich nicht ausschließlich verlassen. Deshalb ist es ratsam, als Vorsichtsmaßnahme zusätzlich unbegrenztes Datenvolumen bei seinem Mobilfunkanbieter zu buchen, um in Ausnahmefällen auch einmal mit Hilfe eines Hotspots zu arbeiten.

Wenn der Arbeitnehmer nun vor Ort noch für eine lokale SIM-Karte und eine Skype-Telefonnummer sorgt, so geht er auch im Funkloch sicher, den Arbeitsfluss nicht zu unterbrechen.

Die Höhen und Tiefen des Home Office im Urlaub

Ganz klar – wenn ein Arbeitnehmer sich in einer ruhigen Arbeitsphase befindet und konkrete Absprachen getroffen wurden, welche Arbeiten während der Urlaubszeit fertiggestellt werden sollten, kann die Arbeit im Home Office im Urlaub und im Ausland eine Bereicherung darstellen.

Sicherlich mag die neue Perspektive, die ein Arbeitnehmer auf die Dinge gewinnt sowie auch die Distanz zum normalen Alltagsgeschehen ihr Übriges dazu beitragen. Und nicht zuletzt auch gleich noch für neue Inspirationen sorgen, neben der Tatsache, dass die Arbeit und die Erholung für den Arbeitnehmer während dieser Zeit nahezu zeitgleich stattfinden.

Für viele Arbeitnehmer stellt dieses Modell der Arbeit jedoch vermutlich nicht unbedingt einen Dauerzustand dar. Ein Grund hierfür ist sicherlich auch der fehlende, unmittelbare Austausch mit den Kollegen/-innen.

Abgesehen davon erfordert es einiges an Disziplin von einem Arbeitnehmer, wenn Dinge einmal nicht wie geplant laufen. Letztlich ist es wohl auch eine Sache der persönlichen Einstellung eines Arbeitnehmers, wie er eine solche Situation meistert und plant.